Service Dispatch Coordinator – Field Technician Scheduling & Customer Support

Job Title:  Service Dispatch Coordinator – Field Technician Scheduling & Customer Support

Job Type:  Full-Time | On-Site

Location:  Chippewa Falls Wisconsin, USA – On-Site

Work Mode:  On-Site | Office-Based Environment

Compensation:  Hourly, Non-Exempt Position

Position Summary

The Service Dispatch Coordinator is responsible for supporting daily service operations by coordinating service requests, scheduling and dispatching field technicians, maintaining service records, and providing administrative support.

This role serves as a central point of communication between customers, field staff, vendors, and internal departments to ensure efficient service delivery and high levels of customer satisfaction.

Key Responsibilities

Service Coordination & Dispatching

• Receive, prioritize, and coordinate incoming service requests

• Schedule and dispatch field technicians based on urgency, availability, skill set, and location

• Monitor technician schedules and make adjustments as necessary to maintain efficiency

• Communicate appointment details, service updates, and schedule changes to customers and internal teams

Service Operations Support

• Assist with scheduling, service administration, and operational coordination

• Support warranty processing, vendor communications, and service documentation

• Coordinate service-related activities across departments to ensure smooth workflow

Customer Service

• Act as the primary point of contact for customers, vendors, technicians, and internal stakeholders

• Respond to service inquiries and coordinate service appointments

• Provide timely updates regarding service schedules and work progress

Administrative & Financial Support

• Process administrative transactions and data entry within company systems

• Support billing activities, invoice processing, and account documentation

• Maintain accurate records of service activities, customer accounts, and departmental files

Office Support

• Provide reception and front-office support as needed

Qualifications

Required Qualifications

• High School Diploma or equivalent (required)

• Minimum of 3 years of experience in customer service, dispatching, administrative support, bookkeeping, or a related field (required)

• Proficiency with Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook) (required)

• Strong organizational and time-management skills

• Excellent verbal and written communication abilities

Preferred Qualifications

• Associate degree in Business Administration, Operations, Accounting, or a related field

• Experience in service-based industries such as construction, HVAC, facilities management, field services, or related environments

• Previous experience dispatching field technicians and coordinating service schedules

• Knowledge of service management, document management, or

ERP software systems

• Experience with bookkeeping, invoicing, billing, or financial processes

• Familiarity with service agreements, warranty administration, and

customer billing

Core Competencies

• Customer Service Excellence

• Effective Communication

• Organization and Time Management

• Attention to Detail

• Problem Solving

• Technical Adaptability

Work Environment

• Setting:  Primarily office-based environment

• Tools:  Frequent use of computers, telephones, and standard office equipment

• Posture:  Prolonged periods of sitting and computer work

• Physical Activity:  Occasional standing, walking, bending, reaching, and lifting office materials up to 15 pounds

Travel Requirements

• Minimal travel required

Additional Requirements

• Valid driver's license (preferred)

Equal Opportunity Employer

The company is committed to providing equal employment opportunities and maintaining an inclusive workplace for all employees.

Ready to Join Our Service Coordination Team?

If you are a detail-oriented Service Dispatch Coordinator with 3+ years of experience in customer service, dispatching, or administrative support – and you are ready to coordinate field service operations in a fast-paced environment – apply today.

**[**Point of Contact

Victor Freeman

Client Acquisition Manager

P:  (409) 777-4010

E:  V.freeman@firman-solutions.com

A:  2766 Duniven Cir Suite 206 Amarillo TX 79109**]**