Director of Intellectual Property (IP) Operations – Docketing, PCT & Foreign Filings

Job Title:  Director of Intellectual Property (IP) Operations – Docketing, PCT & Foreign Filings

Full-Time | On-Site

Position Overview

We are seeking an experienced Director of Intellectual Property (IP) Operations to lead and oversee all aspects of IP operations, including docketing, Patent Cooperation Treaty (PCT) filings, foreign filings, records management, and process optimization.

The ideal candidate will be responsible for driving operational excellence, managing high-performing teams, implementing technology-driven solutions, and ensuring compliance with domestic and international intellectual property requirements. This leadership role will work closely with legal professionals, business leaders, and cross-functional departments to support strategic objectives and enhance operational efficiency.

Key Responsibilities

IP Operations Leadership

• Lead and manage all IP Operations functions, including docketing, PCT filings, foreign filings, and records management

• Develop and implement departmental policies, procedures, and best practices to improve operational efficiency and service quality

• Establish performance standards and ensure accountability across all IP Operations teams

Docketing & Records Management

• Oversee maintenance and management of

domestic and international IP docketing systems

• Ensure timely and accurate entry, monitoring, verification, and tracking of critical deadlines

• Monitor IP records and ensure data integrity, compliance, and

accessibility

Patent & Foreign Filing Management

• Direct and oversee Patent Cooperation Treaty (PCT) filings, national phase filings, and

foreign patent prosecution activities

• Coordinate with international associates and external service providers to ensure timely and compliant filings

• Monitor filing deadlines and regulatory requirements across multiple jurisdictions

Process Improvement & Technology

• Evaluate and implement technology solutions to improve operational workflows

• Support the integration of artificial intelligence (AI) and automation tools to enhance productivity and efficiency

• Identify opportunities for process optimization and

standardization

Team Leadership & Development

• Lead, mentor, and develop managers and operational staff

• Facilitate cross-training initiatives to improve operational flexibility and knowledge sharing

• Manage team performance, staffing needs, and professional development

Cross-Functional Collaboration

• Partner with legal teams, executive leadership, accounting, human resources, and information technology departments

• Support communication and workflow coordination between legal professionals and operational teams

• Manage vendor relationships and external service providers

Reporting & Data Analysis

• Oversee IP operational reporting and

analytics

• Monitor key performance indicators (KPIs) and operational metrics

• Generate reports related to IP filings, transactions, workload management, and operational performance

Compliance & Risk Management

• Ensure compliance with domestic and international IP regulations and filing requirements

• Maintain confidentiality and

data security standards

• Support business continuity planning and operational readiness during emergencies or disruptions

Required Qualifications

Education:

Experience:

• Minimum 8 years of Intellectual Property Operations experience (required)

Knowledge:

• Strong knowledge of intellectual property prosecution processes, including patents, trademarks, and copyrights (required)

Leadership:

Preferred Qualifications

• Master's degree in a related discipline

• Specialized training or certification in Intellectual Property Management

• Experience implementing automation and

AI-based operational solutions

• Experience within law firms, intellectual property organizations, or

corporate legal departments

Technical Skills

• Intellectual Property Operations

• IP Docketing Systems

• Patent Prosecution

• Trademark Management

• Copyright Management

• Foreign Filing Management

• PCT Filings

• National Phase Filings

• Records Management

• Data Analysis & Reporting

• Process Improvement

• Workflow Optimization

• Vendor Management

Software & Systems

• Microsoft Office Suite

• Docketing Systems

• Document Management Systems

• iManage

• CPI

• IPDAS

• Electronic Filing Platforms

• Reporting & Analytics Tools

Benefits

• Competitive Compensation

• Performance-Based Incentives

• Health, Dental, and Vision Insurance

• Retirement Savings Plans

• Paid Time Off

• Professional Development Opportunities

• Flexible Work Arrangements

• Employee Assistance Programs

Work Environment

• Setting:  Professional Office Environment

• Collaboration:  Cross-Functional Collaboration

• Pace:  Fast-Paced, Deadline-Driven Setting

• Focus:  Leadership and Strategic Planning Responsibilities

Equal Opportunity Statement

All qualified applicants will receive consideration for employment without discrimination based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, or any other protected status.

Ready to Lead Our IP Operations Team?

If you are an experienced Director of Intellectual Property (IP) Operations with 8+ years of IP operations experience, 3+ years of leadership experience, and expertise in docketing, PCT filings, and foreign filings – apply today.

**[**Point of Contact

James Whiteman

Client Acquisition Manager

P:  (409) 777-4070

E:  James.Whitman@firman-solutions.com

A:  2766 Duniven Cir Suite 206 Amarillo TX 79109]